Каждая компания бережно хранит свои секреты, благодаря которым она достигла успеха и держит высокую планку на рынке, получая прибыль: ноу-хау, клиентская база, алгоритмы работы с данными. Если эти сведения станут известны конкурентам, бизнес многое потеряет. Но есть способ минимизировать такие риски — внедрение режима коммерческой тайны, который будет действовать на всем предприятии.
Что такое коммерческая тайна
Коммерческая тайна — это сведения, представляющие ценность для организации. Как правило, в нее входит уникальная информация, при разглашении которой бизнес может потерять прибыль.
Понятие коммерческой тайны и обращение с ней регламентируются ФЗ № 98-ФЗ, ГК РФ. Если внедрить в компанию такой режим, она получит массу преимуществ, начиная от оптимизации многих процессов, экономии на расходах и заканчивая увеличением прибыли.
Отдельных категорий для коммерческой тайны нет. Даже если на одних документах будет указано «секрет первой категории», а на других — «секрет второй категории», это не будет иметь значения для суда. Главное, чтобы был грамотно внедрен режим коммерческой тайны и были доказательства, подтверждающие факт разглашения. Этого достаточно для того, чтобы привлечь к ответственности человека, разгласившего секретные данные. Важно, чтобы на всех бумажных и электронных документах, в которых есть секретные сведения, был гриф «Коммерческая тайна».
Практические примеры разглашения коммерческой тайны
Человек может разгласить коммерческую тайну как умышленно, так и по неосторожности.
Рассмотрим несколько примеров:
- Сотрудник организации отправлял с рабочего компьютера себе на электронную почту секретные документы, которые нужны ему для работы. Почта принадлежит Mail.ru, следовательно, эта компания получила доступ к данным, представляющим коммерческую тайну.
- Человек возвращался с работы домой, ехал в автобусе и обсуждал с коллегой по телефону технологии производства. Разговор слышали все пассажиры, коммерческая тайна была разглашена посторонним людям.
- Сотрудник принес документы с работы домой, чтобы привести их в порядок. Об этом узнал его родственник, который работает с конкурентом. Он сделал фотографии и направил их руководителю конкурирующей организации.
Какие сведения считаются коммерческой тайной
Руководитель компании может сам решить, какие сведения представляют коммерческую тайну. Конфиденциальной может считаться любая информация: служебная, государственная, персональные данные. Порядок обращения с секретными данными всегда указывается в соглашении о неразглашении, которое подписывает сотрудник, получающий к ним доступ.
Однако есть общие требования к сведениям, которые могут считаться коммерческой тайной:
- Прямая связь с деятельностью предприятия и получением прибыли. Например, научные разработки, ноу-хау.
- Принадлежность только к той компании, которая внедряет режим коммерческой тайны.
- Ограниченный доступ и защита от разглашения информации.
- Наличие прямого интереса и выгоды для третьих лиц, которые не владеют секретной информацией, но могут получать или увеличить прибыль, если она станет им известна.
- Отсутствие сведений, представляющих государственную тайну. Она определяется и защищается государством, а не частной организацией.
Не считаются коммерческой тайной сведения, которые не соответствуют хотя бы одному из указанных критериев. Например, нельзя указать в списке секретных сведений график работы сотрудников. Если его узнает конкурент, от этого ничего не изменится. Не считаются коммерческой тайной и личные предпочтения руководителя: какие блюда он любит, как проводит свободное время и т. д.
Какие еще сведения не считаются коммерческой тайной:
- Численность сотрудников. Такую информацию знают многие органы: СФР, Росстат, куда руководитель регулярно предоставляет такие данные.
- Данные об участии организации в судебных разбирательствах, долгах перед контрагентами или государственными органами. По закону такая информация должна быть открытой. Если о ней узнает конкурент, он не получит прямую выгоду.
- Сведения о зарплате сотрудника. Если он попросит выдать справку о заработке для оформления ипотеки, работодатель не вправе ему отказать в этом, как и запретить брать ипотечный кредит.
- Реквизиты организации, юридический адрес, устав. Эта информация должна быть опубликована в официальных источниках, чтобы с ними в любой момент могли ознакомиться инвесторы, потенциальные клиенты, контрагенты.
Способы защиты коммерческой тайны
Для защиты коммерческой тайны нужно ограничить доступ к ней. Обычно он требуется для юристов, бухгалтеров, сотрудников службы безопасности, HR-менеджеров.
Как происходит внедрение режима корпоративной тайны:
- Определение перечня сведений, которые будут представлять тайну.
- Разработка процедуры доступа к секретным сведениям: регламентов, приказов, положений.
- Включение формулировки о коммерческой тайне в имеющиеся договоры с персоналом или внештатными работниками.
- Пометка документов с секретной информацией грифом «Коммерческая тайна».
В дальнейшем необходимо вести учет всех сотрудников, которые получают доступ к конфиденциальным документам. Например, расписываться о получении таких документов в журнале. Если не ввести такой алгоритм, в дальнейшем будет очень сложно доказать факт разглашения коммерческой тайны.
Положение о коммерческой тайне
Документом, устанавливающим режим, является положение о коммерческой тайне. Если его не будет, привлечь нарушителя к ответственности невозможно.
Что нужно указать в положении:
- Цель введения режима коммерческой тайны.
- Нормы законодательства, на основании которого вводится режим.
- Какие сведения представляют коммерческую тайну (краткие формулировки).
- Порядок и принципы работы с тайной.
- Ответственность за нарушение.
- Порядок взыскания убытков за несоблюдение коммерческой тайны.
Комплексная защита
Внедрение режима коммерческой тайны на бумаге — это только полдела. Многие сотрудники воспринимают документы только как формальность, и они в основном нужны для защиты интересов в суде.
Чтобы избежать судебных разбирательств и разглашения тайны, важно использовать комплексный подход:
- Грамотное управление компанией. Если у сотрудников низкая зарплата или кабальные условия труда, это не будет их мотивировать работать и бережно относиться к конфиденциальной информации.
- Обеспечение сохранности документов. Следует организовать хранение секретных документов в отдельном месте, а доступ предоставлять под роспись. В должностных инструкциях необходимо указать, где хранятся такие документы, какая ответственность предусмотрена за небрежное отношение к ним.
- Техническая защита ПК от утечки данных. Например, можно установить специальные программы, вовремя обновлять антивирус, заблокировать или заклеить USB-порты, установить хорошую CRM-систему для защиты от утечки сведений о клиентах.
Ответственность за разглашение коммерческой тайны
Сотрудника, разгласившего коммерческую тайну, можно привлечь к дисциплинарной ответственности: сделать замечание, выговор или уволить. Если действиями работника причинен ущерб, предусмотрена материальная ответственность.
В особо серьезных случаях возможно привлечение по ст. 183 УК РФ. Если была разглашена секретная информация, но компания не понесла существенных убытков, применяется административная ответственность. Есть еще и гражданско-правовая, в рамках которой с виновного лица можно взыскать убытки, причиненные организации вследствие разглашения коммерческой тайны.
Как доказать разглашение коммерческой тайны
Если коммерческую тайну разгласил сотрудник компании, проводится проверка по правилам ТК РФ:
- Издание приказа о проведении проверки, назначение ответственного.
- Предоставление объяснительной записки нарушителем в течение двух рабочих дней.
- Составление акта при отказе от объяснений.
- Привлечение свидетелей, получение объяснений от них.
- Изучение всех документов, оформленных в ходе проверки.
- Принятие решения о дисциплинарном взыскании, издание приказа.
Если есть основания полагать, что разглашение тайны может быть квалифицировано как преступление, следует обратиться в полицию, представив вместе с заявлением документы, полученные в ходе проверки, должностные инструкции, соглашения о неразглашении, а также документы о самом режиме корпоративной тайны.
